Article 1.
Informations générales
La société 5Feedback (ci-après la « SOCIETE » ou « 5FEEDBACK ») considère la protection des données à caractère personnel comme étant d’une importance fondamentale pour la conduite de ses activités. Les données à caractère personnel des clients et des utilisateurs de l’application COSS by 5Feedback (ci-après l’ « APPLICATION ») sont protégées et traitées avec le plus grand soin, en respectant la législation en vigueur.
La SOCIETE s’engage à respecter vos droits en matière de confidentialité des données lorsque vous utilisez l’APPLICATION et communiquez avec elle par voie électronique.
La présente Politique de protection des données et de la vie privée (ci-après la « POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE ») vous permet d’en savoir plus sur vos droits et sur l’origine et l’usage de vos informations de navigation et de vos informations à caractère personnel traitées à l’occasion de votre utilisation de l’APPLICATION gérée par la SOCIETE.
Aux fins de la présente POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE, l’expression « données à caractère personnel » désigne les informations susceptibles d’être utilisées pour vous identifier personnellement ou vous contacter en ligne ou hors ligne. Ces informations comprennent notamment votre nom, prénom, adresse e-mail, langue, fonction, service et niveau hiérarchiques (« informations nominatives »), et vos compétences comportementales dans le cadre de votre activité professionnelle, lorsque ces données sont associées à vos informations nominatives (collectivement désignées sous le terme « données à caractère personnel »).
Avant d’utiliser l’APPLICATION, veuillez lire attentivement la présente POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE.
Légalement, vous n’êtes pas tenu de fournir à la SOCIETE des données à caractère personnel et vous confirmez ici que vous lui fournissez sciemment et librement vos données à caractère personnel. En utilisant l’APPLICATION, vous acceptez les termes de cette POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE et la collecte, l’analyse et le partage de données à caractère personnel pour les fins exposées ici.
Si vous n’approuvez pas les conditions de la présente POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE, veuillez-vous abstenir d’utiliser l’APPLICATION.
La SOCIETE se réserve le droit de modifier à tout moment la présente POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE. La SOCIETE vous informera des éventuelles modifications en les publiant dans la présente POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE. La SOCIETE vous invite par conséquent à consulter régulièrement la présente POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE afin de vous assurer d’avoir connaissance de toute modification apportée et de la façon dont vos données peuvent être exploitées.
- lication « COSS by 5Feedback » dans le cadre de leur cursus d’études supérieures ou période en entreprise à la suite d’une demande de feedback ;
- Edition d’un badge attestant d’un niveau dans une compétence comportementale
- Toute autre demande nécessitant la transmission de données à caractère personnel.
Les types et la quantité de données collectées pour les fonctionnalités énumérées ci-dessus varieront en fonction de l’activité.
Parmi les données à caractère personnel demandées figurent notamment : le nom, le prénom, l’adresse email, langue, le parcours scolaire, les dates de période en entreprise, le nom du tuteur en entreprise. Pour certaines activités et en particulier la création d’un profil utilisateur, vous serez invité à générer et/ou modifier un mot de passe, et/ou à fournir d’autres informations, et notamment : (i) les compétences comportementales sur lesquelles vous souhaitez être évalué, (ii) votre liste de contacts à qui vous souhaitez envoyer une demande d’évaluation et/ou (iii) d’autres informations vous concernant.
Article 3.
Finalités de la collecte des données à caractère personnel
En règle générale, toutes les données collectées sont utilisées aux fins pour lesquelles vous les avez transmises, ou à toute autre fin énoncée au moment de la collecte ou dans la présente POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE. Ces finalités sont essentiellement les suivantes :
- Lorsque vous vous inscrivez sur l’APPLICATION : les données à caractère personnel que vous communiquez servent à vous offrir les avantages et services associés à la création d’un profil utilisateur, et notamment la capacité de recevoir les informations et communications sélectionnées au moment de l’enregistrement ou automatiquement associées à votre inscription (par exemple : visualisation de vos résultats d’évaluation sous forme de « dashboard », abonnement à une newsletter, etc.) ;
- Lorsque vous avez utilisé la fonction « Synchroniser votre carnet de contacts » : les données à caractère personnel que vous communiquez servent à vous donner la possibilité d’inviter vos contacts à vous évaluer par le biais de la fonction « Inviter à créer un feedback » ;
- Lorsque vous avez utilisé la fonction « Demande de feedback » : les données à caractère personnel demandées pour les fonctionnalités à usage unique (généralement, les noms, prénoms, numéros de téléphone et/ou adresses e-mail) sont utilisées une seule fois (par exemple pour envoyer la demande) et sont conservées jusqu’à la demande de fermeture de votre compte ;
- Les résultats que vous obtenez dans le « Dashboard » sont accessibles par votre tuteur en entreprise et à votre référent Ecole afin qu’ils puissent vous accompagner dans votre progression
- Lorsque vous éditez vos badges et le lien de vérification sur votre CV, vous communiquez de fait ces données personnelles à la personne à qui vous faite parvenir votre CV
- Lorsque vous utilisez un formulaire de contact : vos données sont utilisées pour répondre à votre demande ou commentaire.
Outre les fins pour lesquelles vous avez communiqué vos données à caractère personnel, vous pouvez également avoir la possibilité (par le biais d’une case à cocher ou d’une autre manière) d’autoriser l’utilisation de vos données pour une activité ou un service qui diffère de l’activité ou du service initial que vous demandez. Si vous décidez de bénéficier de ces prestations supplémentaires, la SOCIETE exploitera vos données pour vous les fournir.
La SOCIETE peut également utiliser votre adresse e-mail pour vous envoyer des communications transactionnelles ou administratives (par exemple, un e-mail lorsque vous avez utilisé l’application « COSS by 5Feedback » pour évaluer un autre utilisateur ou qu’une personne a évalué une de vos compétences), ainsi que certaines annonces relatives aux services (par exemple, notifications concernant les mises à jour de sa POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE, ajout ou abandon de fonctionnalités ou de programmes sur l’APPLICATION).
La SOCIETE peut également utiliser vos données à caractère personnel et/ou démographiques dans le cadre de ses études internes de marketing et de recherche, afin de pouvoir améliorer constamment et personnaliser les services qu’elle fournit, et de mieux répondre à vos besoins.
Article 4.
Refus de communication des données à caractère personnel
Si vous décidez de ne pas transmettre vos données à caractère personnel lorsqu’elles vous sont demandées, vous ne pourrez pas accéder aux fonctionnalités offertes par l’APPLICATION.
Article 5.
Divulgation des données à caractère personnel
La SOCIETE s’engage à considérer comme confidentielles toutes les données à caractère personnel auxquelles elle a accès. La SOCIETE s’engage à obtenir les mêmes engagements de confidentialité de ses personnels et préposés qui en auraient ou pourraient y avoir accès dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.
La SOCIETE s’engage à ne jamais communiquer vos données à caractère personnel à un tiers ayant l’intention de les exploiter à des fins de marketing direct, à moins de vous avoir expressément informé de cette possibilité et d’en avoir reçu l’autorisation explicite de votre part.
Aux fins énoncées à l’Article 3, la SOCIETE est susceptible de transmettre vos données à caractère personnel à ses filiales, à savoir les sociétés contrôlées directement ou indirectement par la SOCIETE.
La SOCIETE peut également partager vos données à caractère personnel avec des tiers, mais uniquement dans les cas suivants :
- La SOCIETE est susceptible de faire appel à des prestataires de services, mandataires ou fournisseurs pour assurer le soutien des opérations internes de l’APPLICATION et l’aider à les gérer. Ces tiers doivent à tout moment garantir les mêmes niveaux de sécurité que la SOCIETE à l’égard de vos données à caractère personnel et sont liés, le cas échéant, par un accord juridique en vertu duquel ils sont tenus de préserver la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel, et de les traiter uniquement selon les directives précises de la SOCIETE ;
- Lorsque la SOCIETE lance sur l’APPLICATION un service commun ou coparrainé avec une autre société, une autre organisation ou un autre tiers, et qu’elle recueille et traite des données à caractère personnel dans le cadre de cet événement, la SOCIETE est susceptible de partager vos données à caractère personnel avec son partenaire ou sponsor. Si vos données à caractère personnel sont collectées par (ou partagées avec) une société autre que la SOCIETE dans le cadre de cette promotion, la SOCIETE vous le fera savoir au moment de la collecte de vos données à caractère personnel ;
- La SOCIETE peut également divulguer vos données à caractère personnel lorsque la loi l’y oblige ou si elle juge en toute bonne foi qu’une telle action s’avère raisonnablement nécessaire pour respecter les procédures judiciaires, répondre à d’éventuelles réclamations ou protéger la sécurité ou les droits de la SOCIETE, de ses clients ou du public ;
- En cas de fusion ou d’acquisition de la SOCIETE, en totalité ou en partie, par une autre société ou si la SOCIETE venait à vendre ou céder tout ou partie de ses activités, l’acquéreur aurait accès aux informations obtenues par la SOCIETE, et notamment aux données à caractère personnel, sous réserve des lois en vigueur. De même, les données à caractère personnel peuvent être transférées dans le cadre d’une restructuration de l’entreprise, d’une procédure d’insolvabilité ou de tout autre événement similaire, si la législation applicable le permet et conformément à celle-ci ;
- La SOCIETE est susceptible de partager des informations globales provenant d’enquêtes ou des informations statistiques avec des tiers. Toutefois, ces informations sont anonymisées et ne contiennent aucune donnée personnelle. Les informations globales ainsi partagées peuvent comprendre les informations anonymisées recueillies grâce à l’utilisation des cookies et autres traceurs, ainsi qu’il est expliqué à l’Article 2.
Les principaux prestataires de services assurant le fonctionnement de l’APPLICATION sont établis en France. Le transfert des données à ces prestataires de services repose sur des clauses contractuelles, conformément aux lois en vigueur. Ils sont également liés par un contrat qui garantit des normes strictes en matière de protection de la vie privée et exige (entre autres dispositions) qu’ils agissent uniquement selon les directives de la SOCIETE et mettent en œuvre en permanence toutes les mesures techniques nécessaires, afin de préserver la sécurité de vos données à caractère personnel.
Article 6.
Durée de conservation des données à caractère personnel
La SOCIETE conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps que votre profil utilisateur est actif, lorsqu’elle a établi un contrat avec vous ou, au besoin, pour vous fournir les services demandés, répondre à vos requêtes ou résoudre des problèmes, ou encore proposer des services inédits et améliorés.
Vos données à caractère personnel sont automatiquement supprimées lors de la suppression de votre compte, à la demande de votre employeur ou à votre demande. Vous pouvez aussi à tout instant exporter vos données de feedback dans votre espace « Dashboard » sur l’application.
Lorsque votre compte n’a pas été supprimé, la SOCIETE conserve vos données à caractère personnel pendant une période maximale de trois (3) mois suivant la cessation de l’utilisation de ses services par le responsable de traitement. Au-delà de cette période, vos données à caractère personnel seront supprimées de l’ensemble des systèmes exploités par la SOCIETE.
Si vous souhaitez que la SOCIETE cesse d’utiliser vos données à caractère personnel pour vous fournir des services (par exemple, refuser la réception d’e-mails), veuillez contacter la SOCIETE comme indiqué à l’Article 9.
Article 7.
Mesures de sécurité
La SOCIETE prend la sécurité de vos données à caractère personnel très au sérieux.
La SOCIETE s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires, afin de préserver la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel recueillies sur l’APPLICATION, y compris vos données à caractère personnel sensibles. Ces efforts comprennent, entre autres : (i) le stockage de vos données à caractère personnel dans des environnements d’exploitation sécurisés, uniquement accessibles aux employés habilités de la SOCIETE, ainsi qu’à ses mandataires et prestataires ; et (ii) la vérification de l’identité des utilisateurs inscrits, avant de les autoriser à consulter les données à caractère personnel que la SOCIETE conserve les concernant.
Les salariés de la SOCIETE qui auraient accès à vos données à caractère personnel en raison de leurs attributions, sont liés à la SOCIETE par des clauses de confidentialité à cet égard.
Toutefois, aucune méthode de transmission par Internet ni aucune méthode de stockage électronique n’est sûre à 100%. Ainsi, même si la SOCIETE fait ses meilleurs efforts pour protéger vos données à caractère personnel, elle ne maîtrise pas les risques liés au fonctionnement d’Internet et attire votre attention sur d’éventuels risques en terme de pertes ponctuelles de données ou d’atteinte à la confidentialité des données transitant via ce réseau. En tout état de cause, la SOCIETE s’engage à notifier dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, toute violation de données à caractère personnel, dans les conditions fixées aux articles 33 et 34 du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit « RGPD ».
Article 8.
Liens et interactions avec des sites de tiers
L’APPLICATION peut vous permettre d’interagir avec des sites tiers ou peut contenir des liens vers d’autres sites, applications mobiles et services de tiers qui ne sont ni détenus ni contrôlés par la SOCIETE (chacun étant un « SERVICE TIERS »). La SOCIETE n’est pas responsable des pratiques de confidentialité ou du contenu des SERVICES TIERS. Veuillez noter que le SERVICE TIERS peut recueillir des informations sur vous. Ainsi, la SOCIETE vous invite à lire les conditions générales et les politiques de confidentialité de chaque SERVICE TIERS avec lequel vous choisissez d’interagir
Article 9.
Droit des personnes sur les données à caractère personnel
Vous pouvez exercer vos droits sur vos données personnelles en contactant la SOCIETE en adressant vos demandes au service dédié par e-mail à l’adresse suivante : rgpd@5feedback.com.
Vous pouvez demander de corriger vos données à caractère personnel, si celles-ci se révèlent inexactes, incomplètes ou obsolètes, ou de les supprimer.
Par ailleurs, vous avez toujours la possibilité de ne pas communiquer vos données à caractère personnel ou de vous opposer à leur traitement pour des raisons légitimes. Néanmoins, si vous choisissez cette option, vous ne pourrez pas utiliser le service.
Si vous ne souhaitez pas recevoir des newsletters, annonces ou autres communications et/ou services de la part de l’APPLICATION, veuillez ne pas consentir à recevoir ces communications ou services au moment de l’enregistrement. Si vous avez accepté de les recevoir, et que par la suite vous souhaitez revenir sur votre décision, veuillez cliquer sur le lien de désabonnement figurant dans les communications.
Avec chaque e-mail qui vous est envoyé, la SOCIETE vous offre la possibilité de ne plus recevoir d’autres communications par la suite (c’est-à-dire vous désabonner). Il vous suffit de suivre la procédure de désabonnement ou les instructions figurant dans l’e-mail.
En cas de réclamation contre 5Feedback, l’utilisateur peut s’adresser à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL). https://www.cnil.fr/
Article 10.
Informations relatives aux mineurs
L’APPLICATION ne vise pas comme public les enfants qui n’ont pas atteint l’âge de la majorité (« MINEURS »), mais n’est toutefois pas réservée aux adultes car elle ne présente pas de contenus interdits aux MINEURS.
Si la SOCIETE est informée qu’elle a collecté les données à caractère personnel d’un MINEUR, la SOCIETE prendra des mesures pour supprimer ces informations dès que possible.
Article 11.
Questions / Contact
Si vous avez des questions, des réclamations ou des commentaires concernant la présente POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE ou les pratiques en matière de collecte des données et de gestion des cookies, veuillez contacter la SOCIETE en adressant un courrier à la SOCIETE ou en envoyant un e-mail à rgpd@5feedback.com.
