تطور العمل عن بعد والعمل على هيئة مشروع وإنشاء مراكز موارد مشارَكة وتقدم المنظمات، كل ذلك يدفع المديرين تدريجيًا إلى إدارة فريق عمل عن بعد. ولذا، فإن طريقة إدارة فريق عمل نراه بشكل يومي تختلف عن طريقة إدارة فريق عمل عن بعد. ما هي القواعد الثابتة؟ كيف تساعد الموظفين على إدارة أوقاتهم وعلى التنظيم؟ كيف يؤدي المدير دوره بشكل يومي وهو بعيد عن فريق العمل؟ هذه هي الأسئلة التي يطرحها معظم المديرين عن بعد؟ 

الشرط الأساسي للثقة

تعتبر الثقة العنصر الأساسي فيكل علاقة خاصة بالإدارة حيث إنها تسمح بتفويض الصلاحية والتواصل السريع وتوفير الوقت والموارد دون الحاجة إلى عمل مراقبة مستمرة على الموظفين. إلا أنها تتطلب وقتًا وتنبني شيئًا فشيئَا. وإذا طبقنا ذلك على العمل عن بعد، فإن الثقة شرطٌ أساسي ويجب أن تتوفر مبكرًا قدر المستطاع لأنه لا يمكن المراقبة المباشرة لنشاط الموظفين. ولذا فننصحك باتباع المبادئ الأربعة التالية:

وضع الإطار

إنشاء إطار وتحديد قواعد تسمح لك بتوفير الثقة. قم بتحديد عن طريق اتفاق مشترك ما تريده من موظفيك فيما يخص:

الفترات المتاحة (لك ولهم)

المهام المطلوب إنجازها

المواعيد النهائية

طريقة العمل

التقارير (الطرق والمعدل)

إذا ما حددت إطارًا ثابتًا منذ بداية العمل عن بعد، فسيعرف موظفوك بوضوح ما هي متطلباتك وكيف يعملون على تلبيتها.

التواصل والمشاركة

ولكي تحافظ على العلاقة الجيدة مع فريقك، نقترح عليك القيام بنوعين من الاجتماعات:

اجتماعات رسمية ومتكررة.

يمكن لمثل هذه الاجتماعات أن تتم بشكل يومي أو بشكل أسبوعي على حسب نوع نشاطك. وبصرف النظر. إلا أنه من الضروري تحديد موعدٍ ثابت ومتكرر في جدولك للإجابة على أسئلة موظفيك. تهدف هذه الاجتماعات إلى مشاركة المعلومات المهمة وعمل مزامنة للفريق:

نموذج مصغر لمدة 15 دقيقة إ 60 دقيقة على حسب طول وتكرار الاجتماعات. ويتم هذا الاجتماع في بداية اليوم أو في بداية الأسبوع. يكون الفريق بكامله حاضرًا ويكون لكلٍ دورٌ بشكل مختصر جدًا

يعرض ما سيقوم به خلال هذا اليوم أو خلال هذا الأسبوع

ويضع أسئلته (وتكون الإجابات مختصرة وليست في صورة نقاش)

ويعرض مشاكله

ويقترح فكرته إن احتاج إلى ذلك

 اجتماعات غير رسمية وغير متكررة

يهدف هذا النوع من الاجتماعات إلى الاحتفال بتحقيق النجاحات وتبادل المعلومات غير الرسمية وإيجاد نوع من التواصل.

وتكون مرنة وليس لها طابع رسمي

ومع ذلك يجب أن تتم بشكل منتظم أسبوعيًا أو شهريًا للمحافظة على ديناميكية فريقك الذي يعمل عن بعد.

يكون الفريق بكامله حاضرًا

يعرض المدير

إنجازات الفريق

الانتصارات / النقاط الواجب مراعاته -يستمع إلى موظفيه

كن متاحًا ومنصتًا: اترك بابك مفتوحًا دائمًا، حتى لو كان العمل عن بعد!

فعلى بعد، لن يستطيع موظفوك المجيء لطرق باب مكتبك ولن تستطيع ملاحظة سلوكهم بصورة تفصيلية. ولكن يمكن أن تترك فترة زمنية محددة في جدول مواعيدك بشكل أسبوعي (أو يومي) وتكون متاحة ومعروفة للجميع، فعلى سبيل المثل كل يوم اثنين من الساعة التاسعة حتى الساعة الحادية عشرة صباحًا للإجابة بشكل فردي على تساؤلات موظفيك. وبهذا يعرف هؤلاء الموظفون أنك متاحٌ وأن هذه الفترة الزمنية مخصصة لهم دائمًا.

اقترح أوقات راحة

تُحل الكثير من المشكلات خلال الحوارات غير الرسمية داخل المؤسسة. حاول أن تنظم فترات راحة افتراضية بشكل منتظم لتناول مشروب عن بعد، وتوفير أوقات غير رسمية مع كل فرد من فريقك. وبشكل عام ستضع يدك خلال هذه الحوارات على احتياجات فريقك بشكل أفضل.

احرص على احترام الموازنة بين الحياة المهنية والحياة الشخصية

وفقًا لدراسة حديثة عن مؤسسة جالوب [1]فإن 51 بالمئة من الموظفين بالمكاتب سيكونون مستعدين لتغيير وظيفتهم إلى وظيفة تسمح لهم بمزيد من المرونة. لقد أصبحت الموازنة بين الحياة المهنية والحياة الشخصية هي التحدي الكبير للإبقاء على الموظفين والتزام العاملين داخل الشركة حيث يتوجب على الزوجين التوفيق بين متطلبات المسار المزدوج لهما ووقت التنقل الذي يستهلك الكثير من الوقت داخل المدن الكبرى. وهنا يظهر العمل عن بعد كحل مثالي لكسب هذا التحدي، إلا أن ذلك لا يجب أن يتم على حساب التوازن الشخصي والأسري للموظفين.

وعلى المدى القصير، فإن ذلك يعني أنه يجب أن تكون حذرًا عند طلب شيء من موظفيك الذين يعملون من منازلهم. وقد يدفعك كونك لا ترى موظفك جالسًا على مكتبه إلى أن تتحدث معه على الفور. انظر في ساعتك، احتسب فارق التوقيت قبل أن تهاتفه وتأكد من أنه من المفترض أن يكون الموظف يعمل في هذه الساعة. وعلى المدى الطويل، يقصد بذلك تحين الأوقات المناسبة للحوار مع موظفيك لمناقشة الأهداف المهنية وتطوير أدائهم الوظيفي.

[1] https://www.gallup.com/workplace/283985/working-remotely-effective-gallup-research-says-yes.aspx