Le développement du télétravail, du travail en mode projet, la création de centres de ressources partagées et l’évolution des organisations conduisent de plus en plus les managers à gérer des équipes à distance. Or on ne gère pas de la même façon une équipe que l’on voit tous les jours comme une équipe qui travaille à distance. Quelles sont les règles à fixer ? Comment aider ses collaborateurs à gérer leur temps et à s’organiser ? Comment assurer son rôle de manager au quotidien tout en étant éloigné ? Ce sont autant de questions que tous les managers à distance se posent. 

Le prérequis central de la confiance

La confiance est un élément fondamental de toute relation managériale car elle permet de déléguer, de communiquer rapidement, d’économiser du temps et des ressources sans être obligé de vérifier sans cesse le travail de ses collaborateurs. Mais elle nécessite du temps et se construit pas à pas. Dans le cas du télétravail, la confiance est tout simplement un prérequis et doit s’instaurer dès que possible car on ne peut pas contrôler physiquement l’activité de ses collaborateurs. Nous vous recommandons donc de suivre quatre grands principes :

1. Poser le cadre

Créer le cadre et définir les règles vous permettront de créer de la confiance. Définissez, d’un commun accord, ce que vous attendez de vos collaborateurs en termes de :

• Disponibilité (la vôtre et la sienne)
• Tâches à réaliser
• Délais
• Façon de travailler
• Reporting (modalités et fréquence)

En fixant un cadre précis dès le début du télétravail, vos collaborateurs sauront clairement quels sont vos attentes et comment s’organiser pour y répondre.

2. Communiquer et partager

Afin de garder un lien avec votre équipe, nous vous proposons de mettre en place deux types de réunions :

Des réunions formelles et récurrentes.

Celles-ci peuvent avoir lieu tous les jours ou toutes les semaines en fonction de votre activité. Peu importe. Mais il est important de réserver un créneau fixe et récurrent dans votre planning pour répondre aux questions de vos collaborateurs. Ces réunions ont pour objectif de partager les informations importantes et de synchroniser l’équipe :

• Format court de 15 à 60 minutes en fonction de la taille de votre équipe et de la fréquence des réunions
• Elle se déroule en début de journée ou en début de semaine
• Toute l’équipe est présente
• Chacun à tour de rôle de façon très concise
  • expose ce qu’il va faire dans la journée ou dans la semaine
  • pose ses questions (les réponses sont courtes et ne sont pas des débats)
  • expose ses problèmes
  • propose son aide si besoin

Des réunions informelles et occasionnelles

Elles ont pour objectif de célébrer des réussites, d’échanger des informations informelles et de créer du lien.

• Elles sont flexibles et informelles
• Mais doivent avoir lieu régulièrement toutes les semaines ou tous les mois pour entretenir la dynamique de votre équipe même à distance
• Toute l’équipe est présente
• Le manager expose
  • Les réalisations de l’équipe
  • Les victoires / Les points d’attention
  • Ecoute ses collaborateurs

3. Être à l’écoute et disponible : laisser toujours votre porte ouverte, même à distance !

A distance vos collaborateurs ne pourront pas venir toquer à la porte de votre bureau et vous ne pourrez pas observer leur comportement en détail. Mais vous pouvez laisser un créneau horaire par semaine (ou par jour) disponible et connu de tous dans votre agenda, par exemple tous les lundi matin de 9h à 11h, pour répondre individuellement aux questions de vos collaborateurs. Ainsi ces derniers savent que vous êtes disponible et que ce créneau horaire leur est toujours réservé.

Proposez des e-cafés

Beaucoup de problèmes se résolvent lors des échanges informels en entreprise. Essayez d’organiser régulièrement des pauses virtuelles, des e-cafés, des moments informels avec chaque membre de votre équipe. C’est généralement lors de ces échanges que vous identifierez le mieux les besoins de vos équipes.

4. Veiller à respecter l’équilibre vie pro/vie perso

D’après une étude récente de Gallup[1], 51% des employés de bureau seraient prêts à changer de poste pour un emploi leur offrant plus de flexibilité. L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle est devenu un enjeu majeur de fidélisation et d’engagement des collaborateurs dans une société ou les couples doivent jongler entre les impératifs de leurs doubles carrières et des temps de transport de plus en plus chronophages dans les grandes villes. Le télétravail apparait donc comme une solution idéale pour répondre à cet enjeu, mais cela ne doit bien évidemment pas se faire au détriment de l’équilibre personnel et familial de ses collaborateurs.

A court terme, cela signifie que vous devez être vigilent quand vous sollicitez vos collaborateurs qui travaillent depuis leur domicile. Le fait de ne pas voir si votre collaborateur est assis à son bureau peut vous conduire à essayer de communiquer avec lui sur le moment. Regardez votre montre, calculez éventuellement le décalage horaire avant de lui passer un appel et posez-vous la question de savoir si votre collaborateur est sensé travailler à cette heure. A long terme, cela signifie aussi de prévoir des moments d’échanges avec vos collaborateurs pour échanger sur leurs objectifs professionnels et le développement de leur carrière.

[1] https://www.gallup.com/workplace/283985/working-remotely-effective-gallup-research-says-yes.aspx