Malgré la multiplication et la digitalisation et des outils de communication au travail, il reste toujours très important de soigner sa communication écrite.

Pour ce faire, voici quelques conseils pratiques :

1- Adaptez votre message à votre public et au type de document

A qui vous adressez-vous ? Selon le public, vous n’utiliserez pas le même vocabulaire (attention au jargon) ou le même ton.

On n’écrit pas un courriel de la même façon que l’on rédige un contrat ou un compte-rendu. Il faut donc s’assurer que votre style correspond au document demandé. N’hésitez pas à rechercher des exemples concrets pour rendre votre propos plus efficace.

2- Soyez clair et précis

• Utilisez un langage précis, écrivez des phrases courtes et évitez de vous éparpiller : garder une ligne directrice claire. Supprimez tout ce qui est inutile et peut diluer le cœur de votre message.

• Mettez des intertitres qui permettent de savoir de quoi on parle dans chaque section. Assurez-vous que vos paragraphes ne sont pas trop longs. Idéalement, chaque paragraphe doit contenir une grande idée, explicitée si besoin par un argument ou un exemple. Quand on a une nouvelle idée, on change de paragraphe.

• Si une action est attendue de la part de vos lecteurs, assurez-vous qu’elle soit clairement explicitée.

3- Privilégiez les verbes d’action

Autant que possible, évitez la forme passive. Voici un exemple de forme passive : La réunion à laquelle j’ai assisté ce matin était constructive. En mode actif, cela donne : J’ai assisté à une réunion constructive ce matin. Evitez les verbes avoir et être pour choisir des verbes d’actions qui sont plus forts et plus précis.

4- Soignez le titre

Votre titre, qu’il s’agisse d’un e-mail ou d’un rapport de 80 pages, est votre premier contact avec vos lecteurs. C’est un moyen d’attirer leur attention et de les motiver à lire le reste de votre message. Encore une fois, les verbes d’action sont de précieux alliés pour vous aider. N’hésitez pas également à poser des questions pour engager vos lecteurs.

5- Etape indispensable : la relecture

Peu importe le document que vous venez de rédiger , la relecture est à ne surtout pas négliger. En effet, des fautes de frappe, d’inattention, d’accords ou bien d’orthographe ont pu se glisser dans votre message. Lisez votre texte à voix haute pour identifier d’éventuels problèmes de structure.