Close
El desarrollo del teletrabajo, del trabajo en forma de proyecto, la creación de centros de recursos compartidos y el cambio de las organizaciones, cada vez más, llevan a los directivos a gestionar equipos a distancia. Ahora bien, no se gestiona igual a un equipo que se ve a diario, como uno que trabaja a distancia. ¿Qué reglas se deben establecer? ¿Cómo ayudar a sus colaboradores a administrar su tiempo y organizarse? ¿Cómo cumplir a distancia, diariamente, su función de responsable? Son algunas preguntas que se hacen todos los responsables que trabajan a distancia.
La confianza es un elemento clave de cualquier relación gerencial, ya que permite delegar, comunicar rápidamente, ahorrar tiempo y recursos sin estar obligado a revisar constantemente el trabajo de los colaboradores. Sin embargo, necesita tiempo y se construye paso a paso. En el caso del teletrabajo, la confianza simplemente es un requisito previo y debe implantarse cuanto antes, puesto que no podemos controlar físicamente la actividad de los colaboradores. En consecuencia, os recomendamos seguir cuatro principios fundamentales:
Crear el marco y establecer las reglas permiten generar confianza. Estableced de común acuerdo los que esperáis de vuestros colaboradores en cuanto a:
Al establecer límites desde el principio del trabajo a distancia, vuestros colaboradores conocerán claramente vuestras las expectativas y cómo organizarse para cumplir con ellas.
Con el propósito de mantener un vínculo con vuestro equipo, proponemos implementar dos tipos de reuniones:
Reuniones formales y periódicas.
Estas pueden tener lugar a diario o todas las semanas según vuestra actividad. No tiene importancia. Sin embargo, es importante reservar un período fijo y periódico en vuestra planificación para responder las preguntas de los colaboradores. El objetivo de estas reuniones es compartir información importante y sincronizar el equipo:
Reuniones informales y ocasionales
Su propósito es celebrar logros, intercambiar información informal y crear vínculos.
A distancia, los colaboradores no pueden venir a golpear a la puerta de vuestra oficina y no podréis observar su comportamiento detenidamente. No obstante, podéis reservar en vuestro horario un momento disponible durante la semana (o a diario) y que todos conozcan. Por ejemplo, los lunes en la mañana de 9 h a 11 h, para responder individualmente las preguntas de los colaboradores. De este modo, estos saben que estáis disponibles y que estas horas siempre están reservadas para ellos.
Proponed cafés virtuales
En las empresas, muchos problemas se resuelven durante conversaciones informales. Intentad organizar regularmente descansos virtuales, cafés virtuales, momentos informales con cada miembro del equipo. En general, durante estos intercambios, identificaréis mejor las necesidades de los equipos.
Según un estudio reciente de Gallup[1], el 51 % de los oficinistas estarían dispuestos a cambiar de cargo por un empleo que les ofrezca más flexibilidad. El equilibrio entre la vida profesional y la vida personal se ha convertido en un desafío importante para fidelizar y comprometer a los colaboradores en una empresa donde las parejas deben gestionar con destreza las prioridades de sus dos carreras y el transporte que, en las grandes ciudades, toma cada vez más tiempo. Por lo tanto, el teletrabajo surge como una solución ideal para responder a este desafío, pero desde luego este no debe hacerse a expensas del equilibrio personal y familiar de sus colaboradores.
A corto plazo, esto significa que debéis permanecer atentos cuando recurrís a vuestros colaboradores que trabajan en sus domicilios. El hecho de no ver si el colaborador se encuentra sentado a su escritorio puede llevaros a intentar comunicar con él en el momento mismo. Mirad el reloj, calculad eventualmente la diferencia horaria antes de llamarlo y preguntaos si se supone que el trabajador trabaja a esa hora. A largo plazo, esto también significa planificar momentos de intercambio con los colaboradores para conversar sobre sus objetivos profesionales y el desarrollo de su carrera.
[1] https://www.gallup.com/workplace/283985/working-remotely-effective-gallup-research-says-yes.aspx
